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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönliche Assistenz, die unsere Führungskräfte bei der täglichen Arbeit unterstützt und einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag gewährleistet. In dieser Rolle übernehmen Sie eine Vielzahl von organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben, die ein hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und Flexibilität erfordern.
Als Persönliche Assistenz sind Sie die rechte Hand der Geschäftsleitung oder einer Führungskraft und tragen maßgeblich dazu bei, dass Termine, Reisen und Projekte effizient geplant und umgesetzt werden. Sie koordinieren Besprechungen, bereiten Unterlagen vor, übernehmen die Korrespondenz und fungieren als Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Partnern.
Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie die Abrechnung der Reisekosten. Sie verwalten vertrauliche Informationen mit höchster Sorgfalt und sind in der Lage, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
Ein hohes Maß an Professionalität, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten sind für diese Position unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig ein hohes Maß an Teamfähigkeit mitbringen.
Wenn Sie Freude daran haben, im Hintergrund zu agieren, Prozesse zu optimieren und eine Schlüsselrolle im Tagesgeschäft einer Führungskraft zu übernehmen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Terminplanung und -koordination
- Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnung
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
- Verwaltung vertraulicher Dokumente und Informationen
- Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
- Erstellung von Präsentationen und Berichten
- Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
- Büroorganisation und -verwaltung
- Bearbeitung von E-Mails und Posteingang
- Pflege von Kontakten und Datenbanken
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz oder in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Selbstständige und proaktive Arbeitsweise
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Assistenzarbeit gesammelt?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag effizient?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Software-Tools beherrschen Sie sicher?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen im Terminplan?
- Was motiviert Sie an der Arbeit als Persönliche Assistenz?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben bei hoher Arbeitsbelastung?
- Haben Sie Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Was erwarten Sie von Ihrer zukünftigen Führungskraft?
